Adolfo Gaitán es un joven profesional imparcial, sincero y
honesto que ha demostrado en sus dos años de desempeño en Autos, S.A. su
compromiso y lealtad.
A las 8:30 am de la mañana, ha sido llamado por el
Presidente de la Compañía para recibir su más importante oportunidad hasta este
momento en su carrera.
Después conversar un poco en tono informal, el Presidente
don Mario Claus, ejecutivo, 70 años y carismático, le informa a Adolfo que se
le ha asignado una importante misión…
Resulta que se ha comprobado un faltante de inventario de
barriles de aceite para vehículos de lujo valorado en $2 millones; la misión:
Explicar que sucedió, quienes están implicados y cuantificar el daño.
Adolfo organiza un equipo de trabajo y acuerdan que su
premisa será “Explicar cómo fueron sustraídos los barriles de aceite”.
Después de dos meses de investigación en los que se
revisaron las cámaras, el flujo de salida de la bodega, los documentos, se
entrevistó a todo el personal relacionado con la bodega y no hay resultados, no
se ha obtenido ninguna evidencia que permita explicar cómo fue sustraído el
aceite.
El Presidente llama al Adolfo y le pide resultados; le
indica que tiene dos días para dar respuesta o será removido de la misión.
Finalmente, Adolfo tiene una revelación, su investigación
está equivocada desde el planteamiento original del problema. Llama inmediatamente a un colega, quien le da
una pista:
“Deja de preguntarte como salieron los barriles de la
bodega, lo más seguro es que dichos barriles nunca entraron”.
Con esta información Adolfo va directo a las grabaciones de
las cámaras de seguridad y con los documentos de recepción de suministros en
mano descubre el esquema del fraude.
“El Jefe de Bodega registraba la entrada de 10 barriles,
pero el proveedor solo entregaba 5.”
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Este esquema de fraude está clasificado por la Asociación de
Certificadores del Fraude (ACFE) como “Apropiación indebida de activos, hurto
mediante recepciones falsas”.
Moraleja
El éxito para cumplir cualquier misión depende de que tan
bien estén formulados los objetivos y premisas, lo demás es historia.
Consejos para la definición de objetivos para una auditoria
Indagar todo lo posible sobre casos similares en sitios
especializados, en la internet, con colegas expertos externos y con otros
colegas dentro de la misma organización que se hayan enfrentado o conocido de
situaciones similares.
Aplicar técnicas como lluvia de ideas, espinas de pescado,
los 5 porqués y otras similares para identificar potenciales marcos de acción para
la investigación.
Realice reportes constantes con el equipo gerencial, otras
unidades relacionadas con controles dentro de la organización para
retroalimentarse sobre la marcha.
Marlon Chavarria Rayo
- CPA CIA AMLCA COSO CPCNP
Director del Programa
“Auditor Interno Experto”
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mchavarria@auditorinterno.com
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